Não trocamos lâmpadas. Trocamos a fiação.
A Delta Academy instala o sistema operacional AI-First em empresas, começando pela liderança e descendo em cascata para os times. Não é curso. Não é consultoria. É formação de implementação com metodologia própria, accountability claro e resultado mensurável. Setenta por cento da transformação é sobre pessoas e processos, trinta por cento é tecnologia.
Fundada por Guilherme Junqueira, empreendedor à frente da Gama Academy até sua aquisição por um grande grupo educacional, com mais de 52 mil profissionais formados. A Delta forma pilotos de inteligência artificial, capazes de liderar, implementar e escalar a transformação com IA na prática.
O contexto da Pamaris
Este documento consolida a primeira leitura da operação da Pamaris após a visita técnica inicial. É um pré-diagnóstico: registra o que entendemos do processo hoje, aponta onde estão os gargalos e propõe uma ordem de trabalho para os próximos 90 dias. Alguns pontos serão refinados presencialmente e podem ser corrigidos por vocês.
A operação gira em torno de um ciclo sazonal, o Volta às Aulas, e forma uma cadeia única que vai da lista da escola até a entrega ao aluno. A força da Pamaris está na logística, na estrutura dentro das escolas e na relação com as editoras. O que trava não é a tecnologia em si, é a padronização da entrada e a passagem de bastão entre as etapas.
A proposta de método é simples: primeiro deixar o processo atual mais organizado e confiável, depois automatizar. Começamos pela raiz, a entrada das listas, porque é ela que destrava todo o resto da esteira.
O que identificamos
- Padronizar a entrada das listas das escolas, hoje recebidas em formatos diversos.
- Eliminar a digitação manual item a item e o retrabalho de cadastro.
- Corrigir a ordem: emitir a Ordem de Compra antes da nota fiscal, não depois.
- Automatizar a validação de nota e a entrada no sistema.
- Dar previsibilidade ao estoque e visibilidade de status ao cliente final.
Primeira leitura do fluxo Volta às Aulas
O mapa abaixo é a primeira versão do processo ponta a ponta, da chegada da lista da escola até a entrega e o pós-venda. Ele foi construído a partir da visita e serve como base para validação em conjunto: se algo não refletir a realidade de vocês, ajustamos.
Onde a esteira trava hoje
Mapeamos seis etapas encadeadas. A tabela grada a dependência de cada uma (1 a 5) e o ponto crítico correspondente. Quanto maior a dependência, mais a etapa depende de uma única pessoa ou de um passo manual frágil.
| Etapa | O que acontece · ponto crítico | Dependência |
|---|---|---|
| Curadoria da lista | Revisão de ISBN, editora e sérieFormatos diversos e digitação manual item a item | 5 |
| Decisão de quantidade | Definição do que comprar por item e sérieConcentrada na experiência de uma pessoa | 5 |
| Ordem de Compra | Geração da OC e envio ao fornecedorHoje feita depois da nota, o que gera retrabalho | 4 |
| Validação fiscal | Conferência do XML e da notaManual e interpretativa, sensível a NCM e conversão de unidade | 4 |
| Entrada e transferência | Entrada de nota e transferência entre unidadesManual, com risco de erro entre CNPJs | 3 |
| Venda e pós-venda | Site, WhatsApp, entrega e statusAtualização de listas no site uma a uma | 3 |
Dois achados que definem por onde começar
1. A raiz é a entrada da lista, e boa parte é organização, não inteligência artificial
Padronizar como a lista chega e entra no sistema resolve grande parte dos problemas seguintes. Parte disso é configuração e integração com o sistema atual (Eris), e depende de habilitar a comunicação via API. Por isso o primeiro passo é alinhar esse ponto com o fornecedor do sistema.
2. A decisão de quantidade é copiloto, nunca piloto automático
A inteligência entra para preparar os dados e sugerir, com base em histórico de vendas, número de alunos e estoque. A decisão final continua com quem hoje a toma. Quanto menos ajustes forem necessários, mais sinal de que a sugestão está calibrada.
90 dias em sprints quinzenais
Priorização pela sequência da raiz: lista, ordem de compra, validação de nota, estoque. Cada sprint tem uma entrega principal. Dependências externas, como ajustes no sistema atual, correm em paralelo desde o primeiro dia.
Sprint 0 · Fundação
Levantar os formatos reais de lista e a frequência com que chegam, mapear os campos que o sistema exige, validar a contagem de estoque e alinhar com o fornecedor do sistema o acesso às informações via API. Sem base confiável, nenhuma automação entrega resultado.
Sprint 1 · Padronização de lista
Motor de padronização: recebe a lista em qualquer formato, extrai as informações e devolve um arquivo padronizado, pronto para o sistema. A saída passa por revisão humana antes de subir. Meta: reduzir de forma significativa o tempo gasto para preparar cada lista.
Sprint 2 · Portal da escola + requisição
Portal onde cada escola faz o upload da sua lista em um padrão único, com notificação automática à Pamaris e visibilidade para a escola. A lista padronizada gera a requisição de compra dentro do sistema, sem redigitação, e o sistema passa a sugerir quantidade para os itens de linha.
Sprint 3 · Ordem de Compra e validação de nota
Cadastro prévio de fornecedor com condição de pagamento definida, OC gerada a partir da requisição e enviada antes da nota, e validação automática da nota fiscal contra a OC, com alerta quando houver divergência. Aqui se corrige o principal ponto de retrabalho da operação.
Sprint 4 · Entrada de nota e estoque
Entrada de nota automática após a conferência, transferência entre unidades e atualização de estoque com menos passos manuais. Previsão de ruptura por demanda, para comprar na hora certa e reduzir material parado.
Sprint 5 · Consolidação e visibilidade
Painel de indicadores para acompanhar compras, pendências e estoque, documentação dos novos fluxos e treinamento das equipes. Fechamento do ciclo e definição das próximas frentes.
O que vem depois dos 90 dias
Uma vez que a esteira estiver organizada e os dados confiáveis, abrem-se frentes de ganho relevantes. Elas ficam fora do escopo dos primeiros 90 dias, mas orientam o caminho.
- Atendimento por WhatsApp com agente: um canal para as escolas e outro para os pais, com orçamento automático do kit e acompanhamento de pedido, reduzindo o volume de atendimento no pico.
- Gestão inteligente de estoque: reduzir o material parado e o capital imobilizado, com sugestão de remanejamento entre unidades.
- Eficiência na operação sazonal: processos mais azeitados diminuem a necessidade de esforço adicional no período de pico.
- Logística com roteirização: uso de API de logística para evitar entregas duplicadas e custo desnecessário.
Rituais, governança e responsabilidades
Para o projeto andar com previsibilidade, propõemos um conjunto simples de rituais e uma divisão clara de responsabilidades entre os dois lados.
- Ciclo quinzenal: cada sprint dura duas semanas e termina com uma entrega demonstrável.
- Reporte de progresso: quadro de tarefas compartilhado, sempre visível, atualizado a cada avanço.
- Ponto de contato único: toda demanda passa por um responsável de projeto, evitando pedidos paralelos e retrabalho.
- Espaço de trabalho dedicado: uma sala reservada nos dias presenciais e conversas individuais por área, para cada tema ser tratado com foco.
- Backlog priorizado: toda nova ideia é registrada e priorizada, sem desviar o foco das entregas já combinadas para os 90 dias.
- Escalonamento claro: questões técnicas e de sistema seguem um caminho definido de resolução, sem travar a operação.
- Conduzir o pré-diagnóstico presencial e validar o mapa de processo com as áreas.
- Especificar e construir as automações de cada sprint.
- Intermediar a comunicação técnica com o fornecedor do sistema atual.
- Manter o quadro de tarefas atualizado e reportar progresso a cada quinzena.
- Alocar profissional técnico dois dias por semana, com apoio técnico sênior sob demanda.
- Indicar um ponto de contato interno para decisões e desbloqueios rápidos.
- Fornecer acessos necessários ao sistema e aos dados da operação.
- Disponibilizar as amostras de lista e o histórico para o levantamento inicial.
- Garantir a contagem de estoque confiável como base para as sugestões.
- Apoiar a adoção dos novos processos junto às equipes e unidades.
- Reservar o espaço de trabalho e organizar a agenda das conversas por área.
- Ponto de contato interno definido.
- Acessos ao sistema criados para a equipe do projeto.
- Amostras de lista de cada formato reunidas.
- Agenda alinhada com o fornecedor do sistema para tratar a integração.
- Espaço de trabalho e agenda das conversas por área reservados.